メールアドレスがない従業員のストレスチェック

ストレスチェック制度は、調査票をどの手段で配布するかを限定していません。厚生労働省版ストレスチェック実施プログラムの実施手順でも、紙の調査票、Excel版調査票、マークシート調査票が案内されており、Web受検を前提にしていません。

制度上求められているのは、対象となる労働者全員に受検の機会を提供すること、そして結果が本人の同意なく事業者に渡らないようにすることです。案内の手段そのものは、事業場の実情に合わせて選んで構いません。

したがって「全員分のメールアドレスを用意しないと始められない」という制約は、制度から来るものではなく、選んだツールから来るものです。ツールの制約であれば、ツール側の選び方で解決できます。

メールアドレスを持たない従業員は、特定の業種に偏って生まれます。実際に問い合わせが多いのは次のような事業場です。

共通しているのは、業務上メールを使う場面がないため、会社としてアドレスを配る理由がなかったという点です。ストレスチェックのためだけに全員分のアカウントを作るのは、費用も管理負荷も見合わないことが少なくありません。

実務上とれる方法は3つです。受検のしやすさだけで選ぶと、回収・入力・保管の負担が後から担当者に集中しがちなので、運用全体で比較してください。

特に見落とされやすいのが結果通知です。紙で実施した場合、個人結果も紙で本人に返すことになり、封入と手渡しの手間が人数分そのまま発生します。50人規模でも、実施より結果通知のほうが重くなることがあります。

手っ取り早い解決策として、従業員の個人のメールアドレスを提出してもらう方法が思い浮かびます。しかし、これは慎重に判断してください。

ストレスチェックの受検は労働者本人の任意です。私用のアドレスを出さなければ受検できないという状態は、事実上、私用連絡先の提出を受検の条件にすることになります。提出したくない人が受検しづらくなれば、制度の趣旨から離れていきます。

また、業務目的で私用の連絡先を収集・利用することは、個人情報の取扱いとして利用目的の特定と本人の同意が必要になります。ストレスチェックの案内メールは、届く先が私用の受信箱であることそのものが本人にとって望ましくない場合もあります。会社が把握していない連絡先を新たに集めるより、メールを使わない受検手段を用意するほうが、制度上も個人情報の面でも無理がありません。

当サービス（Zene）では、メールアドレスをお持ちでない方のために「受検コード」を用意しています。実施回ごとにコードを発行し、印刷した用紙（またはQRコード）を本人に手渡すと、メールアドレスとパスワードなしでその実施回の受検画面に入れます。

配布だけが紙になり、回答の集計、高ストレス者の判定、集団分析、労働基準監督署への報告書作成はWebのまま自動で行われます。紙で実施した場合に発生する入力作業は不要です。

受検コードは「その人としてログインできる文字列」です。紙で配る以上、拾われる・置き忘れるといったことは起こり得ます。当サービスでは、そのときの被害を小さくするための制御を仕組みとして入れています。

運用面で最も重要なのは、配布を誰が行うかです。厚生労働省「ストレスチェック制度 実施マニュアル」では、受検者に対して直接の人事権を持つ者は実施事務従事者になれないとされています。コードの配布は調査票の配布と同じ実施事務にあたるため、人事権を持つ管理者ではなく、実施事務従事者が行ってください。当サービスでは受検コードの発行・失効の権限を実施回の管理権限とは別に付け外しできるようにしています。

個人の端末がない事業場では、事務所や休憩室にタブレットを1台置き、順番に受検してもらう運用が現実的です。この方式で最も危ないのは、前の受検者の回答や結果が次の人の画面に残ることです。ストレスチェックの結果は要配慮個人情報にあたるため、ここは画面の作りではなくサーバー側で塞がれている必要があります。

当サービスでは、共有タブレット専用として発行したコードは、回答の送信後30秒・無操作5分で自動的にログアウトします。加えて、共有端末のログインでは結果を一切表示しません。画面から導線を消すだけでは、URLを直接開けば見えてしまうためです。共有端末で受検した方の結果は、実施者から本人にお知らせする運用になります。

一人ひとりに紙のコードを手渡し、それぞれのスマートフォンで受検してもらう場合は、この制限はかかりません。本人がその場で自分の結果を確認できます。共有端末として使うかどうかは、コードを発行する時点で指定します。

正確にお伝えしておくと、当サービスで受検コードによって不要になるのは「受検者がメールを開くこと」であって、「従業員名簿にメールアドレスを登録すること」ではありません。従業員の登録時には、テナント内で重複しないメールアドレスの入力が引き続き必要です。CSV取込やSmartHR連携でも、メールアドレスがない方は取り込まれません。

メールアドレスをお持ちでない方については、送信対象にならないダミーのアドレスを登録したうえで、受検コードで受検していただく運用になります。ここで実在しないドメインや自社ドメインの架空のアドレスを入れると、案内メールが不達（バウンス）となり、管理画面の不達一覧に並び続けます。

推奨するのは、社員番号などを使った example.com 宛のアドレスです。example.com はRFC 2606で文書用に予約されたドメインで実在せず、当サービスは宛先が example.com のメールを送信しません。ダミーであることが名簿を見ればすぐ分かる点でも扱いやすい形式です。